Granskning av leverantör, genom att utföra en kvalitetskontroll.

I ett av de återkommande uppdragen vi på Tribau besitter, genomför vi kvalitetskontroller åt ett större fastighetsägande bolag. Förhållandet ser ut på det sättet, att det fastighetsägande bolaget har anlitat en extern leverantör, som ska ta hand om driften och förvaltningen av fastigheterna. Vårt uppdrag går ut på att göra en granskning av leverantör. Närmare sagt, granskning av leverantörens leverans.

Uppdraget grundar sig på ett incitament i det upprättade avtalet mellan fastighetsägaren och leverantören, där ett vite (skadestånd) aktiveras om kvalitén av leveransen understiger den utsatta nivån.  Hur aktiveras det här vitet och vad är det som bestämmer om leverantören lever upp till den önskade nivån?

Inför varje verksamhetsår förbestäms en mängd fastigheter, ungefär 10–15% av det totala beståndet, som kommer beröras av kvalitetskontrollen. Dessa fastigheter delas upp i ett jämnt antal mellan fyra olika regioner, som sträcker sig från Stockholm till Skåne.

Regel nummer ett vid förvaltning är att inga risker för person- och egendom förekommer inom fastigheterna. Hela kontrollens felkriterier utgår utifrån den principen.

Varje enskild fastighet gås igenom fysiskt på plats, där befintliga fel i fastigheten, som exempelvis läckage på rör, genererar i fel. Utöver en granskning av leverantör, granskas även fastighetens lagenliga dokument samt organisationens rutiner, som även dem kan generera fel om de ej lever upp till en nivå som säkerställer att förvaltningen genomförs på en god nivå. Kontrollen sammanställs i en enskild rapport, som samlar ihop de felen som finns för fastigheten, samtliga fel genererar i sin tur ett betyg.

Efter att samtliga bestämda fastigheter genomgått en kontroll, samlas alla betyg från de enskilda fastigheterna ihop och bildar ett genomsnitt för hela beståndet. Det här genomsnittet är alltså det nyckeltal som antingen aktiverar vitet enligt det upprättade avtalet eller ej.

Ovanstående uppdrag är enbart ett av många olika exempel på hur vi arbetar med att säkerställa leveransen, där vi agerar som ett tredjepartsorgan.

Personligen tycker jag att denna typ av uppdrag är väldigt roliga och givande, då vi går in på djupet hos olika organisationer och även hjälper dem att förbättra sitt arbete, så att de levererar ett bättre resultat. Genom att ha arbetat mot, samt med flera större organisationer, hjälper det även oss att hjälpa våra nya kunder med sådant vi erfarit tidigare, då det även finns väldigt mycket delar inom dessa organisationer som fungerar bra.

Kanske är det så att just du, som representerar en större fastighetsägare, sitter med en leverantör som ej genomför deras åtaganden på ett sådant sätt du önskar, eller är det så att du sitter som representant för en leverantör som inte efterlever de krav som finns? Tveka inte på att höra av dig till oss, så hjälper vi mer än gärna till att göra en granskning av leverantör, så ni får era delar att fungera enligt skrivet avtal.