Taggarkiv: fastighet

Status- och underhållsbesiktningar runt Vänern

Hej allesammans, i höstas förra året var jag ute runt Vänern och utförde status- och underhållsbesiktningar. Fastigheterna som besiktades var för det mesta butiker och mindre kontorslokaler.

Det var en resa kan jag förklara; det startade med att jag åkte hemifrån vid kl. 02:00 för att hinna till besiktningen i Lidköping startade 07:00. Man kan då fråga sig varför jag inte sov över dagen innan? Vilket är en resonabel fråga, jag har inget riktigt svar; i efterhand kan jag i alla fall klappa mig själv på axeln och säga att jag gjorde det mest ekonomiska.

Att gå upp 02:00 för att sedan köra bil i 4 timmar var ändå en färd, personligen så kände jag att det var lite terapeutiskt. När man åker i det tomma mörkret på vägen, börjar hjärnan konstigt tänka på filosofiska frågor; varför heter falukorv just falukorv och hur kom man fram till smörgås – smör & gås? Det finns säkerligen någon resonabel förklaring, men det var sådana tankar jag funderade över.

Efter att jag var i Lidköping så fortsatte jag vidare till Trollhättan, där jag sov min första natt. Dagen var i helhet händelse full; att börja åka vid 02:00 tog ut sin rätt och jag var i sängs tidigt den kvällen.

Under nästa dag så var jag både i Mellerud och Åmål. Vilket jag inte hade besökt innan, det var en ny upplevelse som jag nu har med mig. Även att träffa nya och olika typer av personer är något som var höjdpunkten med resan.

Statuskontrollerna i sig självt gick bra; det fanns inga större problem på någon av fastigheterna. Som med alla fastigheter så är varje unik och har unika förutsättningar. Efter att jag var klar med platsbesöken var det tid att bege sig hemåt igen. Från Åmål så färdades jag senare på dagen på E18 hem igen till Stockholm.

Titeln till inlägget tycker jag är passande. Resan med status- och underhållsbesiktningar gjorde att jag bokstavligen körde runt hela värnen. Vilket jag vill tro är en hyfsat ovanlig resa som inte många har gjort.

Tack för mig, tills nästa gång!

Vid pennan, Julius Kaufeldt Lönn

Fastighetskonsult

Framställning av en god underhållsplan

En underhållsplan är ofta ett vitalt dokument för fastighetsförvaltare. Dokumentet hjälper en fastighetsförvaltare att planera framtida kommande underhållsåtgärder i en fastighet. Vitala uppgifter i dokumentet som ska finnas är samtliga åtgärder, år och pris. Vid utformningen och framtagningen är det även väldigt viktigt att ha öppen dialog med kunden.

Kunden kan efterfråga en enklare underhållsplan eller en mer utförlig. Allt beror på vilket typ av behov som finns. Enklare underhållsplaner är ofta planerade under en kortare tidsperiod och tar inte med samtliga tekniska installationer; utan endast de större. De har oftast de största underhållsåtgärderna och mindre underhåll som kommer inom de närmsta 5–10 åren.

Vid framställningen av underhållsplanen sätter man såklart priser på samtliga åtgärder. Detta kan vara svår om man är självgående och ej har tidigare erfarenheter. I en organisation kan man ta nytta av historiska kunskaper och erfarenheter. Vilket ofta har lett till en större databas med samtliga priser på åtgärder. Dokument är den vitala grunden till framtida prissättningar i underhållsplaner. Det är även viktigt att priserna hela tiden uppdateras att de följer branschen.

Vid utformningen är det viktigt att sprida ut kostnaderna under flertal år. Det ska exempelvis inte finns en kostnad på 10 miljoner kronor år 2025 och 1 miljon kronor året efter. Dock så finns det vissa undantag till denna regel. Stambyte exempelvis; vilket är en stor kostnad och inte något som man delar upp under flera år. Detta leder till att kostnaderna naturligt blir större under vissa år. För att ha möjligheten att genomföra ett stambyte krävs det en god ekonomi. Annars kan man behöva ta ett mindre fördelaktigt lån. Detta är varför en underhållsplan finns; den hjälper till med planeringen av ekonomin i framtiden, man har en god överblick av fastighetens ekonomiska situation.

Inom branschen finns det även flera olika program som kan användas för att ta fram en underhållsplan. Standardprogrammet som de flesta känner till är Microsoft Excel. Det används vanligtvis under de flestas arbetsdagar och kräver ofta ingen upplärningsperiod för att få gemene man ska få en god översikt. Excel är även anpassningsbart & det är fritt att utforma varje underhållsplan på sitt unika vis.

Utöver Excel finns det även andra skräddarsydda system som är mer specifikt inriktade för att ta fram underhållsplaner. Ofta är de enklare att arbeta med då priser och teknisk livslängd finns inbyggt. Man har dock inte samma frihet som i Excel, systemet är låst och rapporterna kan ej på samma sätt anpassas efter kund.

Även om man har alla grunder som vi har gått igenom är det ej självklart att uppdraget i sig självt är lyckat. Om man arbetar som konsult; vilket vi på Tribau gör är det viktigaste kunden. Är underhållsplanen ej uppbyggd efter kundens behov och önskan så spelar det föregångna ingen roll. En öppen och konstant dialog med kunden är därför vital för att kunna utföra alla typer av uppdrag.


Att arbeta som fastighetskonsult

I fastighetsbranschen finns det många olika arbetsroller. Några av de vanligaste man stöter på är drifttekniker, fastighetsskötare, förvaltare.
Alla dessa arbetsroller har olika arbetsuppgifter som vi tänkte gå igenom i denna text.

Som en förvaltare har du ett helhetsansvar över ett antal fastigheter. Ansvaret ligger på förvaltaren att planera och projektera underhållet av dessa fastigheter. Ofta har man även mycket kundkontakt med hyresgästerna. Det kan utspela sig i olika former…. Vanligtvis så arbetar en förvaltare med samma område och byggnader under en längre period.

Skillnad mellan förvaltare och fastighetskonsult är att en fastighetskonsult är inte lika bunden till ett område eller specifika fastigheter. Arbetet utgår i stället ifrån de uppdrag som finns. Uppdragen skiljer sig beroende på vad som efterfrågas hos kund; teknikinventeringar, statuskontroller, kvalitetsgranskning, upphandlingar mm.

Dessa uppdrag kan även befinna sig i olika delar av landet. Som fastighetskonsult så är det viktigt att man är flexibel med tider och plats. Vissa uppdrag har olika tidsramar och kräver att man reser runt i Sverige. Vilket leder till att man arbetar med en stor mångfald av olika fastigheter, jämfört med förvaltare som beskrivs i föregående stycke.

Resandet kan ses som både en fördel och nackdel. Vi på Tribau genomför uppdrag i hela Sverige. Själva färdmedel som vi använder skiljer sig. Allt utgår ifrån vad som är mest effektivt. Vid varje uppdrag så sker en bedömning där vi ser över samtliga färdmedel. Denna process sker genom en utvärdering där vi tar det mesta tidseffektiva i relation till kostanden.

Om vi har ett flertal uppdrag som vi kan ta på en gång nära Stockholm så är bil ett resonabelt och bra alternativ. Jämfört med uppdrag i Skåne där det kan vara bättre att flyga ner och använda en hyrbil för att ta sig runt till olika städer.

Det finns ett stort antal olika arbetsområden som fastighetskonsult. Vilket medför att man blir berörd av de flesta förändringar som sker. Exempelvis i september förra året så ändrades SC Fastighetsteknik i AFF-koderna. Att vara fastighetskonsult kräver att man ständigt utvecklar sin kunskap för att vara i framkanten av branschen.

Något som stärker min närvaro ute hos kund i uppdrag, är mitt intresse jag har för branschen i sin helhet. Det får mig att ständigt vilja lära mig mer och förbättra min kunskap om fastighetsbranschen.

En viktig egenskap att ha som fastighetskonsult är enligt mig intresse av branschen i sin helhet. Såklart så har alla sin individuella preferens. Vilket kan vara ett intresse i teknik eller i kundkontakt. Vanliga uppdrag vi gör i Skåne området är statuskontroller och kvalitetskontroller. Vilket kräver att man ofta åker runt till olika städer och göra ett flertal fastigheter i en ”runda”.

Sammanfattat så skulle jag beskriva livet som fastighetskonsult som hektiskt, roligt och lärorikt. Varje uppdrag är unikt och det finns alltid en ny situation eller problem som man lär sig ifrån.

shunt

Okulärkontroll av shunt och övriga komponenter

Vid de flesta av våra uppdrag så hamnar vi på ett eller annat sätt i ett driftutrymme. Naturligt leder detta till att vi spenderar en stor andel av vår tid där. Det gör att vi har en god överblick av samtliga tekniska komponenter och dess användning.

Något som fångar ögat uppmärksamhet finns på vänstra sidan av bilden. Det är en komponent som sitter i nästan alla undercentraler, för att distribuera värme runtomkring byggnaden.

Ett flertal av de uppdrag som vi utför kräver oss att titta på skicket. Vid shuntar specifikt så finns det tre stora intresseområden; shunten, pumpen och ventilställdonet.

Angående shunten så tittar vi på hur den ser ut generellt; hur isoleringen ser ut, tecken på tidigare läckage eller något utöver det vanliga. På ventilställdonen och pumpen så är det viktigt att kolla efter rost eller andra tecken på slit. Eftersom vi ofta gör en okulärkontroll; detta betyder att vi inte går in på detaljnivå.

I vissa fall så kan det vara svårt att se vilket system som shunten sitter på. Detta är ofta något som förekommer i äldre byggnader, då de specifikt ofta har sämre komponentbeteckningar. I dessa fall så får man följa rören för att se vilket system som shunten sitter på.

I bakgrunden så ser vi en av våra medarbetare som ser över expansionskärlet, som i detta fall har en medföljande kompressor. I styrenheten visas för vår medarbetare trycket och volymen.

Driftutrymmet är i detta fall bra bemärkt, samtliga komponenter och rör hade en komponentbeteckning. Vilket gör det enkelt för oss att få en helhetsbild av hur systemet i fastigheten är uppbyggd.

Uppdrag i Danmark

I månaden som gått har det blivit en del längre turer ut I landet. Efter fem dagar i fält har båda Göteborg, Helsingborg samt båda ändarna av Danmark checkats av från listan. Här har vi besökt industrifastigheter och utfört status- och underhållsbesiktningar. Ett intressant uppdrag då man inte bara får se fastigheter från väldigt olika tider -och således kanske I olika skick- men också en mängd olika spännande verksamheter.

Under dessa status- och underhållsbesiktningar gör vi en okulär kontroll av fastigheten; utvändigt, invändigt samt tekniskt. Vi dokumenterar i bild och text synliga brister, såväl som det allmänna skicket på byggnadsdelar, fastighetsteknik samt ytskikt i en sammanfattande rapport som överlämnas till fastighetsägaren. Denna har de förhoppningsvis sedan stor hjälp av inom förvaltningen. Gör man återkommande sådana här besiktningar bygger man upp en bra historik för fastigheterna vilket underlättar budget- och underhållsarbete även i framtiden!

Det är även en lärorik upplevelse att färdas utanför Svea Rikes gränser då vissa saker går till lite annorlunda till på andra sidan Öresundsbron. Specifikt vad gället myndighetsbesiktningar ser kraven och rutinerna annorlunda ut.

Arbetsmiljö är en fråga som ligger oss nära om hjärtat i Sverige, men här ser reglerna lite annorlunda ut i våra nordiska grannländer. Det här med ljus på arbetsplatsen är ju något alla kanske har en uppfattning om. Det ska finnas tillräckligt höga ljus nivåer för att utföra arbeten på olika detaljnivå men det finns även regler om dagsljus, alltså ljus som släpps in i fastigheterna vi jobbar i utifrån. Där man i ett land bara kräver att ett visst mått dagsljus ska nå in i lokalen så kräver man på andra ställen att man har direkt dagsljus in, det vill säga att man i princip ska kunna se ut. Detta leder ibland till okonventionella konstruktioner i byggnader som man aldrig skulle få se här hemma i Sverige då det helt enkelt inte behövs, och vice versa.

Alla skillnader är naturligtvis inte relevanta för en status- och underhållsbesiktning såklart, men det är något man måste hålla ögonen öppna för!

Granskning av leverantör, genom att utföra en kvalitetskontroll.

I ett av de återkommande uppdragen vi på Tribau besitter, genomför vi kvalitetskontroller åt ett större fastighetsägande bolag. Förhållandet ser ut på det sättet, att det fastighetsägande bolaget har anlitat en extern leverantör, som ska ta hand om driften och förvaltningen av fastigheterna. Vårt uppdrag går ut på att göra en granskning av leverantör. Närmare sagt, granskning av leverantörens leverans.

Uppdraget grundar sig på ett incitament i det upprättade avtalet mellan fastighetsägaren och leverantören, där ett vite (skadestånd) aktiveras om kvalitén av leveransen understiger den utsatta nivån.  Hur aktiveras det här vitet och vad är det som bestämmer om leverantören lever upp till den önskade nivån?

Inför varje verksamhetsår förbestäms en mängd fastigheter, ungefär 10–15% av det totala beståndet, som kommer beröras av kvalitetskontrollen. Dessa fastigheter delas upp i ett jämnt antal mellan fyra olika regioner, som sträcker sig från Stockholm till Skåne.

Regel nummer ett vid förvaltning är att inga risker för person- och egendom förekommer inom fastigheterna. Hela kontrollens felkriterier utgår utifrån den principen.

Varje enskild fastighet gås igenom fysiskt på plats, där befintliga fel i fastigheten, som exempelvis läckage på rör, genererar i fel. Utöver en granskning av leverantör, granskas även fastighetens lagenliga dokument samt organisationens rutiner, som även dem kan generera fel om de ej lever upp till en nivå som säkerställer att förvaltningen genomförs på en god nivå. Kontrollen sammanställs i en enskild rapport, som samlar ihop de felen som finns för fastigheten, samtliga fel genererar i sin tur ett betyg.

Efter att samtliga bestämda fastigheter genomgått en kontroll, samlas alla betyg från de enskilda fastigheterna ihop och bildar ett genomsnitt för hela beståndet. Det här genomsnittet är alltså det nyckeltal som antingen aktiverar vitet enligt det upprättade avtalet eller ej.

Ovanstående uppdrag är enbart ett av många olika exempel på hur vi arbetar med att säkerställa leveransen, där vi agerar som ett tredjepartsorgan.

Personligen tycker jag att denna typ av uppdrag är väldigt roliga och givande, då vi går in på djupet hos olika organisationer och även hjälper dem att förbättra sitt arbete, så att de levererar ett bättre resultat. Genom att ha arbetat mot, samt med flera större organisationer, hjälper det även oss att hjälpa våra nya kunder med sådant vi erfarit tidigare, då det även finns väldigt mycket delar inom dessa organisationer som fungerar bra.

Kanske är det så att just du, som representerar en större fastighetsägare, sitter med en leverantör som ej genomför deras åtaganden på ett sådant sätt du önskar, eller är det så att du sitter som representant för en leverantör som inte efterlever de krav som finns? Tveka inte på att höra av dig till oss, så hjälper vi mer än gärna till att göra en granskning av leverantör, så ni får era delar att fungera enligt skrivet avtal.