Taggarkiv: uppdrag

Status- och underhållsbesiktningar runt Vänern

Hej allesammans, i höstas förra året var jag ute runt Vänern och utförde status- och underhållsbesiktningar. Fastigheterna som besiktades var för det mesta butiker och mindre kontorslokaler.

Det var en resa kan jag förklara; det startade med att jag åkte hemifrån vid kl. 02:00 för att hinna till besiktningen i Lidköping startade 07:00. Man kan då fråga sig varför jag inte sov över dagen innan? Vilket är en resonabel fråga, jag har inget riktigt svar; i efterhand kan jag i alla fall klappa mig själv på axeln och säga att jag gjorde det mest ekonomiska.

Att gå upp 02:00 för att sedan köra bil i 4 timmar var ändå en färd, personligen så kände jag att det var lite terapeutiskt. När man åker i det tomma mörkret på vägen, börjar hjärnan konstigt tänka på filosofiska frågor; varför heter falukorv just falukorv och hur kom man fram till smörgås – smör & gås? Det finns säkerligen någon resonabel förklaring, men det var sådana tankar jag funderade över.

Efter att jag var i Lidköping så fortsatte jag vidare till Trollhättan, där jag sov min första natt. Dagen var i helhet händelse full; att börja åka vid 02:00 tog ut sin rätt och jag var i sängs tidigt den kvällen.

Under nästa dag så var jag både i Mellerud och Åmål. Vilket jag inte hade besökt innan, det var en ny upplevelse som jag nu har med mig. Även att träffa nya och olika typer av personer är något som var höjdpunkten med resan.

Statuskontrollerna i sig självt gick bra; det fanns inga större problem på någon av fastigheterna. Som med alla fastigheter så är varje unik och har unika förutsättningar. Efter att jag var klar med platsbesöken var det tid att bege sig hemåt igen. Från Åmål så färdades jag senare på dagen på E18 hem igen till Stockholm.

Titeln till inlägget tycker jag är passande. Resan med status- och underhållsbesiktningar gjorde att jag bokstavligen körde runt hela värnen. Vilket jag vill tro är en hyfsat ovanlig resa som inte många har gjort.

Tack för mig, tills nästa gång!

Vid pennan, Julius Kaufeldt Lönn

Fastighetskonsult

Framställning av en god underhållsplan

En underhållsplan är ofta ett vitalt dokument för fastighetsförvaltare. Dokumentet hjälper en fastighetsförvaltare att planera framtida kommande underhållsåtgärder i en fastighet. Vitala uppgifter i dokumentet som ska finnas är samtliga åtgärder, år och pris. Vid utformningen och framtagningen är det även väldigt viktigt att ha öppen dialog med kunden.

Kunden kan efterfråga en enklare underhållsplan eller en mer utförlig. Allt beror på vilket typ av behov som finns. Enklare underhållsplaner är ofta planerade under en kortare tidsperiod och tar inte med samtliga tekniska installationer; utan endast de större. De har oftast de största underhållsåtgärderna och mindre underhåll som kommer inom de närmsta 5–10 åren.

Vid framställningen av underhållsplanen sätter man såklart priser på samtliga åtgärder. Detta kan vara svår om man är självgående och ej har tidigare erfarenheter. I en organisation kan man ta nytta av historiska kunskaper och erfarenheter. Vilket ofta har lett till en större databas med samtliga priser på åtgärder. Dokument är den vitala grunden till framtida prissättningar i underhållsplaner. Det är även viktigt att priserna hela tiden uppdateras att de följer branschen.

Vid utformningen är det viktigt att sprida ut kostnaderna under flertal år. Det ska exempelvis inte finns en kostnad på 10 miljoner kronor år 2025 och 1 miljon kronor året efter. Dock så finns det vissa undantag till denna regel. Stambyte exempelvis; vilket är en stor kostnad och inte något som man delar upp under flera år. Detta leder till att kostnaderna naturligt blir större under vissa år. För att ha möjligheten att genomföra ett stambyte krävs det en god ekonomi. Annars kan man behöva ta ett mindre fördelaktigt lån. Detta är varför en underhållsplan finns; den hjälper till med planeringen av ekonomin i framtiden, man har en god överblick av fastighetens ekonomiska situation.

Inom branschen finns det även flera olika program som kan användas för att ta fram en underhållsplan. Standardprogrammet som de flesta känner till är Microsoft Excel. Det används vanligtvis under de flestas arbetsdagar och kräver ofta ingen upplärningsperiod för att få gemene man ska få en god översikt. Excel är även anpassningsbart & det är fritt att utforma varje underhållsplan på sitt unika vis.

Utöver Excel finns det även andra skräddarsydda system som är mer specifikt inriktade för att ta fram underhållsplaner. Ofta är de enklare att arbeta med då priser och teknisk livslängd finns inbyggt. Man har dock inte samma frihet som i Excel, systemet är låst och rapporterna kan ej på samma sätt anpassas efter kund.

Även om man har alla grunder som vi har gått igenom är det ej självklart att uppdraget i sig självt är lyckat. Om man arbetar som konsult; vilket vi på Tribau gör är det viktigaste kunden. Är underhållsplanen ej uppbyggd efter kundens behov och önskan så spelar det föregångna ingen roll. En öppen och konstant dialog med kunden är därför vital för att kunna utföra alla typer av uppdrag.


Att arbeta som fastighetskonsult

I fastighetsbranschen finns det många olika arbetsroller. Några av de vanligaste man stöter på är drifttekniker, fastighetsskötare, förvaltare.
Alla dessa arbetsroller har olika arbetsuppgifter som vi tänkte gå igenom i denna text.

Som en förvaltare har du ett helhetsansvar över ett antal fastigheter. Ansvaret ligger på förvaltaren att planera och projektera underhållet av dessa fastigheter. Ofta har man även mycket kundkontakt med hyresgästerna. Det kan utspela sig i olika former…. Vanligtvis så arbetar en förvaltare med samma område och byggnader under en längre period.

Skillnad mellan förvaltare och fastighetskonsult är att en fastighetskonsult är inte lika bunden till ett område eller specifika fastigheter. Arbetet utgår i stället ifrån de uppdrag som finns. Uppdragen skiljer sig beroende på vad som efterfrågas hos kund; teknikinventeringar, statuskontroller, kvalitetsgranskning, upphandlingar mm.

Dessa uppdrag kan även befinna sig i olika delar av landet. Som fastighetskonsult så är det viktigt att man är flexibel med tider och plats. Vissa uppdrag har olika tidsramar och kräver att man reser runt i Sverige. Vilket leder till att man arbetar med en stor mångfald av olika fastigheter, jämfört med förvaltare som beskrivs i föregående stycke.

Resandet kan ses som både en fördel och nackdel. Vi på Tribau genomför uppdrag i hela Sverige. Själva färdmedel som vi använder skiljer sig. Allt utgår ifrån vad som är mest effektivt. Vid varje uppdrag så sker en bedömning där vi ser över samtliga färdmedel. Denna process sker genom en utvärdering där vi tar det mesta tidseffektiva i relation till kostanden.

Om vi har ett flertal uppdrag som vi kan ta på en gång nära Stockholm så är bil ett resonabelt och bra alternativ. Jämfört med uppdrag i Skåne där det kan vara bättre att flyga ner och använda en hyrbil för att ta sig runt till olika städer.

Det finns ett stort antal olika arbetsområden som fastighetskonsult. Vilket medför att man blir berörd av de flesta förändringar som sker. Exempelvis i september förra året så ändrades SC Fastighetsteknik i AFF-koderna. Att vara fastighetskonsult kräver att man ständigt utvecklar sin kunskap för att vara i framkanten av branschen.

Något som stärker min närvaro ute hos kund i uppdrag, är mitt intresse jag har för branschen i sin helhet. Det får mig att ständigt vilja lära mig mer och förbättra min kunskap om fastighetsbranschen.

En viktig egenskap att ha som fastighetskonsult är enligt mig intresse av branschen i sin helhet. Såklart så har alla sin individuella preferens. Vilket kan vara ett intresse i teknik eller i kundkontakt. Vanliga uppdrag vi gör i Skåne området är statuskontroller och kvalitetskontroller. Vilket kräver att man ofta åker runt till olika städer och göra ett flertal fastigheter i en ”runda”.

Sammanfattat så skulle jag beskriva livet som fastighetskonsult som hektiskt, roligt och lärorikt. Varje uppdrag är unikt och det finns alltid en ny situation eller problem som man lär sig ifrån.

shunt

Okulärkontroll av shunt och övriga komponenter

Vid de flesta av våra uppdrag så hamnar vi på ett eller annat sätt i ett driftutrymme. Naturligt leder detta till att vi spenderar en stor andel av vår tid där. Det gör att vi har en god överblick av samtliga tekniska komponenter och dess användning.

Något som fångar ögat uppmärksamhet finns på vänstra sidan av bilden. Det är en komponent som sitter i nästan alla undercentraler, för att distribuera värme runtomkring byggnaden.

Ett flertal av de uppdrag som vi utför kräver oss att titta på skicket. Vid shuntar specifikt så finns det tre stora intresseområden; shunten, pumpen och ventilställdonet.

Angående shunten så tittar vi på hur den ser ut generellt; hur isoleringen ser ut, tecken på tidigare läckage eller något utöver det vanliga. På ventilställdonen och pumpen så är det viktigt att kolla efter rost eller andra tecken på slit. Eftersom vi ofta gör en okulärkontroll; detta betyder att vi inte går in på detaljnivå.

I vissa fall så kan det vara svårt att se vilket system som shunten sitter på. Detta är ofta något som förekommer i äldre byggnader, då de specifikt ofta har sämre komponentbeteckningar. I dessa fall så får man följa rören för att se vilket system som shunten sitter på.

I bakgrunden så ser vi en av våra medarbetare som ser över expansionskärlet, som i detta fall har en medföljande kompressor. I styrenheten visas för vår medarbetare trycket och volymen.

Driftutrymmet är i detta fall bra bemärkt, samtliga komponenter och rör hade en komponentbeteckning. Vilket gör det enkelt för oss att få en helhetsbild av hur systemet i fastigheten är uppbyggd.

Uppdrag i Danmark

I månaden som gått har det blivit en del längre turer ut I landet. Efter fem dagar i fält har båda Göteborg, Helsingborg samt båda ändarna av Danmark checkats av från listan. Här har vi besökt industrifastigheter och utfört status- och underhållsbesiktningar. Ett intressant uppdrag då man inte bara får se fastigheter från väldigt olika tider -och således kanske I olika skick- men också en mängd olika spännande verksamheter.

Under dessa status- och underhållsbesiktningar gör vi en okulär kontroll av fastigheten; utvändigt, invändigt samt tekniskt. Vi dokumenterar i bild och text synliga brister, såväl som det allmänna skicket på byggnadsdelar, fastighetsteknik samt ytskikt i en sammanfattande rapport som överlämnas till fastighetsägaren. Denna har de förhoppningsvis sedan stor hjälp av inom förvaltningen. Gör man återkommande sådana här besiktningar bygger man upp en bra historik för fastigheterna vilket underlättar budget- och underhållsarbete även i framtiden!

Det är även en lärorik upplevelse att färdas utanför Svea Rikes gränser då vissa saker går till lite annorlunda till på andra sidan Öresundsbron. Specifikt vad gället myndighetsbesiktningar ser kraven och rutinerna annorlunda ut.

Arbetsmiljö är en fråga som ligger oss nära om hjärtat i Sverige, men här ser reglerna lite annorlunda ut i våra nordiska grannländer. Det här med ljus på arbetsplatsen är ju något alla kanske har en uppfattning om. Det ska finnas tillräckligt höga ljus nivåer för att utföra arbeten på olika detaljnivå men det finns även regler om dagsljus, alltså ljus som släpps in i fastigheterna vi jobbar i utifrån. Där man i ett land bara kräver att ett visst mått dagsljus ska nå in i lokalen så kräver man på andra ställen att man har direkt dagsljus in, det vill säga att man i princip ska kunna se ut. Detta leder ibland till okonventionella konstruktioner i byggnader som man aldrig skulle få se här hemma i Sverige då det helt enkelt inte behövs, och vice versa.

Alla skillnader är naturligtvis inte relevanta för en status- och underhållsbesiktning såklart, men det är något man måste hålla ögonen öppna för!

Granskning av leverantör, genom att utföra en kvalitetskontroll.

I ett av de återkommande uppdragen vi på Tribau besitter, genomför vi kvalitetskontroller åt ett större fastighetsägande bolag. Förhållandet ser ut på det sättet, att det fastighetsägande bolaget har anlitat en extern leverantör, som ska ta hand om driften och förvaltningen av fastigheterna. Vårt uppdrag går ut på att göra en granskning av leverantör. Närmare sagt, granskning av leverantörens leverans.

Uppdraget grundar sig på ett incitament i det upprättade avtalet mellan fastighetsägaren och leverantören, där ett vite (skadestånd) aktiveras om kvalitén av leveransen understiger den utsatta nivån.  Hur aktiveras det här vitet och vad är det som bestämmer om leverantören lever upp till den önskade nivån?

Inför varje verksamhetsår förbestäms en mängd fastigheter, ungefär 10–15% av det totala beståndet, som kommer beröras av kvalitetskontrollen. Dessa fastigheter delas upp i ett jämnt antal mellan fyra olika regioner, som sträcker sig från Stockholm till Skåne.

Regel nummer ett vid förvaltning är att inga risker för person- och egendom förekommer inom fastigheterna. Hela kontrollens felkriterier utgår utifrån den principen.

Varje enskild fastighet gås igenom fysiskt på plats, där befintliga fel i fastigheten, som exempelvis läckage på rör, genererar i fel. Utöver en granskning av leverantör, granskas även fastighetens lagenliga dokument samt organisationens rutiner, som även dem kan generera fel om de ej lever upp till en nivå som säkerställer att förvaltningen genomförs på en god nivå. Kontrollen sammanställs i en enskild rapport, som samlar ihop de felen som finns för fastigheten, samtliga fel genererar i sin tur ett betyg.

Efter att samtliga bestämda fastigheter genomgått en kontroll, samlas alla betyg från de enskilda fastigheterna ihop och bildar ett genomsnitt för hela beståndet. Det här genomsnittet är alltså det nyckeltal som antingen aktiverar vitet enligt det upprättade avtalet eller ej.

Ovanstående uppdrag är enbart ett av många olika exempel på hur vi arbetar med att säkerställa leveransen, där vi agerar som ett tredjepartsorgan.

Personligen tycker jag att denna typ av uppdrag är väldigt roliga och givande, då vi går in på djupet hos olika organisationer och även hjälper dem att förbättra sitt arbete, så att de levererar ett bättre resultat. Genom att ha arbetat mot, samt med flera större organisationer, hjälper det även oss att hjälpa våra nya kunder med sådant vi erfarit tidigare, då det även finns väldigt mycket delar inom dessa organisationer som fungerar bra.

Kanske är det så att just du, som representerar en större fastighetsägare, sitter med en leverantör som ej genomför deras åtaganden på ett sådant sätt du önskar, eller är det så att du sitter som representant för en leverantör som inte efterlever de krav som finns? Tveka inte på att höra av dig till oss, så hjälper vi mer än gärna till att göra en granskning av leverantör, så ni får era delar att fungera enligt skrivet avtal.

Halvårskrönika av Axel Ekberg 2021

För ett halvårsedan skrev jag i slutet av min årskrönika följande ord:

”Vi har en lång väg att vandra och ett väderstreck att förhålla oss till. Kompassen visar rätt riktning till 75% och vädret det senaste året har varit väldigt otacksamt. Moralen i gruppen är god och manskapet framför mig är det viktigaste jag har. När en faller, hjälper de andra den fallna på fötter. Vi har ännu en lång väg att vandra, men steg för steg tar vi oss närmre slutdestinationen.”

Vi börjar nu närma oss den slutdestinationen som jag syftade på i metaforen, nämligen slutet av det största uppdraget som vi hittills haft. Uppdraget syftar på att vi hjälpt en offentlig organisation med en installationsdatabas i sjukhusmiljö, ett uppdrag som vi arbetat med sedan början av pandemin.

Det har verkligen inte varit en dans på rosor och nu när jag kollar i backspegeln känns det så surrealistiskt. Det känns surrealistiskt på grund av att jag, under den perioden som jag skrev årskrönikan led jag av en utbrändhet. Något som kommit till följd av hög arbetsbelastning under en längre period, en pandemi med skadligt hemarbete och privata relationer som gått i kras. Jag är uppriktig när jag säger detta, men livet innan pandemin känns som ett annat liv, och jag tror nog många av er känner desamma. Vi har blivit nedbrutna, vi har blivit utsatta för påfrestelser, vi har levt i en psykosartad bubbla men vi har kommit hit vi är nu.

Det har hänt väldigt mycket för mig under denna pandemi, rent företagsmässigt men även privat, som enbart kan efterliknas att man levt i ett uppmålat krig under de senaste åren. Jag vet inte riktigt varför, men det är så jag hanterar krissituationer. I en verksamhet där allting kretsar kring uppdrag och leveransen av dem, så kommer det alltid att vara av högsta prioritering att klara av samtliga uppdrag, oavsett vilken situation som omvärlden befinner sig i. Så det var bara att dra på sig stövlarna och fortsätta framåt, oavsett faran som finns där ute.
Detta är även förmodligen en av orsakerna till att majoriteten av mina metaforer utspelar sig i krigsmiljöer.

Psykisk ohälsa är ingenting att skämta om och hur en utbränning utvecklar en som person är så enorm. Jag har tidigare i livet aldrig någonsin tänkt på mina varningsflaggor och jag har alltid haft mindsetet att ”gå in i väggen” inte fanns, utan den väggen tar man och springer igenom. Om jag hade kunnat träffa mig för 5 år sedan så hade jag skickat upp mig själv på läktaren och givit mig en rejäl genomgång, för det som jag genomgick önskar jag inte ens min värsta fiende.

Därför väljer jag att lyfta detta i denna halvårskrönika, för jag förstår fortfarande inte varför det ska vara så svårt att prata om sitt psyke? Jag är en person som tror starkt på att det inte finns någon som är ”normal” och att det är en fruktansvärt föråldrat sätt att se på saker. Jag menar, visserligen har jag aldrig uppsökt professionell rådgivning inom ämnet, men jag har ägnat otroligt mycket tid åt psykoanalys. Delvis av mig själv, men även analyser om andra personer och situationer som kan ha försatt dem i skeva mentala lägen.

Vi alla formas av det som sker i vår omgivning och hela saken med att man ska visa utåt sett att man mår bra, medan man sitter som en boll i duschen och gråter, är helt banal. Visa lite själ, våga säga hur ni mår när någon frågar hur läget är. Säg ”Det är fan inte så jävla bra idag”. Våga prata om era problem, för annars kommer det käpprätt förr eller senare i livet.
Jag har lärt mig nu och efter semestern kommer jag att uppsöka professionell hjälp för första gången i mitt liv och jag rekommenderar er alla att rannsaka er själva och känna efter hur ni skulle kunna hjälpa er själva med era eventuella problem.  

Fråga mig inte hur jag tog mig tillbaka från kulverten som jag harvade runt i under pandemin, för den analysen är fortfarande någonting jag själv håller på att staka ut, men det är en kombination av många saker. Det har att göra med att EM i fotboll spelas (Gruppvinnare, andra mästerskapet i rad, enkelt), det har att göra med att sommaren är här och det har att göra med att slutet på pandemin närmar sig men framför allt har det att göra med att jag äntligen kommer åka över till mitt andra hemland. Jag är uppriktig när jag säger det här, men jag grät som ett litet barn när jag kunde planera in semestern och bestämma datum för den kommande resan.

För alla er som inte vet det, så är jag halvfinsk (Stor respekt till Finlands EM-prestationer, nästa gång tar vi det!) och det har tärt på mig otroligt mycket att få den finska sidan ”utsliten” ur mig till följd av pandemins reserestriktioner. Jag tillämpar ett väldigt finskt sätt i mitt företagande, vilket i sin tur även lett till att jag på något sätt inte har kunnat ”fylla” på med den finska sidan av mig och få spendera tid med min släkt och mina vänner, i ett land som jag älskar.
Meningen från metaforen ”Kompassen visar rätt riktning till 75%” tror jag syftar undermedvetet på att jag tappade någonting viktigt under pandemin, som jag nu fått tillbaka.

Så vad är resultatet av det här? Vad är resultatet att vi håller på att ta oss igenom en pandemi och klarat alla våra uppdrag på ett utförligt sätt trots de omständigheter vi alla befunnit oss i? Resultatet är en enorm drivkraft och ett kvitto på att vi är kapabla till att åstadkomma vad som helst, i med och motgång.

Jag råder er alla att genomföra en ordentlig analys och utvärdering av den här tiden som varit, för dessvärre tror jag inte att det här är den sista krissituationen inom vår livstid. Hur krisberedskapen varit inom organisationen. Hur det faktiska väl måendet är hos samtliga medarbetare. Vad gick bra med Teams-grejen, vad gick mindre bra. Hur påverkades leveransen av att sitta hemma och köra över teams. Var de besluten som togs bra? Fanns det någonting som vi kunnat göra annorlunda?
Det viktigaste kommer att vara att upprätta nya rutiner och handlingsplaner från det vi har lärt oss under den här tiden, så att samtliga är 100% förberedda på det, nästa gång vi befinner oss i en liknande situation i framtiden.

För cirka hundra år sedan, efter ett världsomsusande världskrig och en pandemi av spanska sjukan gick vi över till det glada 20-talet. Håll ut där hemma, snart är även vi i det glada 20-talet och våra liv kan återgå till det normala.

P.S. Ja, jag är medveten om att pandemin ej är besegrad än, men den här gången tänker jag inte vara återhållsam. Den här gången tar jag vinsten ut i förskott redan nu, och gratulerar er alla som läser detta för att ni vi håller på att ta oss igenom en av de tuffaste kriserna i vår tid. Jag kan visserligen ha väldigt fel, men jag tänker bara blicka framåt nu. För det är dit vi ska och om någonting händer igen så tar vi det då. Men snart blir det semester.

Tribau önskar er alla en väldigt glad midsommar och en trevlig semester.

Vid pennan,
Axel Ekberg
Verksamhetsansvarig